This Privacy Policy informs you about how altona Diagnostics GmbH as the website operator and its affiliated companies (hereinafter referred to as the altona® Group) process your personal data when you apply for a position advertised by us on the website. It also describes your privacy rights, including the right to object to some of the processing that the altona® Group carries out.
For more information about your rights and how to exercise them, please see the “Your Rights” section.
This Privacy Policy applies in addition to our existing General Privacy Policy. In this, you can obtain specific information about the processing of your personal data in the context of your visit to the website or in the case of topics that are not specific to your application.
7.1 Right of Access
7.2 Right to Rectification or Erasure
7.3 Right to Restriction of Processing
7.4 Right to Data Portability
7.5 Right to Object to Processing
7.6 Objection to or Revocation of your Consent to the Processing of your Data
7.7 Right to Lodge a Complaint with the Supervisory Authority
1. Controller
The controller for the processing of personal data within the meaning of Art. 4 (7) of the General Data Protection Regulation (“GDPR”) is the company named in the job advertisement.
We have appointed a Data Protection Officer for our company. You can reach them at datenschutz@altona-diagnostics.com or our respective postal address with the addition “the Data Protection Officer”.
2. Data Collection
a. Categories of personal data
As part of the selection process, we collect and process the following categories of personal data:
b. Use of (technical) aids
We may also obtain the above-mentioned data about you from other sources, including external partners, e.g. personnel service companies.
We may also receive data that you have made public on professionally oriented social networks, such as LinkedIn, XING or that you transmit to us via other websites, such as job boards.
Among other things, we use Microsoft Teams as an online conferencing tool for communicating with applicants. If you communicate with us by video conferencing via the Internet, your personal data will be collected and processed by us and the provider.
The provider is Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Conferencing tools collect all data that you provide/use for using the tools (e-mail address and/or your telephone number). The conferencing tools also process the duration of the conference, the start and end (time) of participation in the conference, the number of participants, and other “contextual information” in connection with the communication process (metadata).
Please note that we do not have full influence on the data processing operations of the tools used.
Details on data processing can be found in the Microsoft Teams’ Privacy Policy: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
3. Purposes of Processing Personal Data
We process your personal data exclusively for the following purposes:
a) Execution of the application process
b) Deciding whether to enter into an employment relationship
c) If you have granted your consent to be included in our talent pool
d) Making contact on the basis of your unsolicited application
e) Defense against legal claims arising from the application process
4. Legal Bases for Data Processing
a) Data processing for the decision of whether to enter into an employment relationship
If you apply for a job with us, we process the data collected as part of the application process in accordance with Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO in conjunction with 88 (1) GDPR.
b) Data processing on the basis of your consent
If you have given us your consent to data processing, we will process your data in accordance with Art. 6 (1) lit. a) GDPR in conjunction with Art. 88 (1) GDPR. Consent can be revoked at any time.
c) Data processing of data from social networks
If we have personal data that you have made public in professionally oriented social networks such as LinkedIn, XING; the legal basis for the processing of this data is Art. 6 (1) lit. f) in conjunction with Art. 9 (2) lit. e) GDPR.
d) Data processing to defend against legal claims arising from the application process
Insofar as this is necessary to defend against legal claims asserted against us from the application process, we process your personal data in accordance with Art. 6 (1) lit. b) and lit. f) GDPR. The legitimate interest is, for example, a burden of proof in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG) or the European Equal Treatment Directives.
5. Data Recipients
The recipient of the data is the company to which you have applied. Only those persons who are responsible for carrying out the application process, e.g. the HR department, the respective manager, etc., have access to your personal data.
If you have not applied directly to altona Diagnostics GmbH, but rather to one of its related companies, your personal data will be passed on to altona Diagnostics GmbH. altona Diagnostics GmbH is commissioned on behalf of its related company on the basis of contracts pursuant to Art. 28 GDPR as a processor.
Furthermore, personal data is also processed on our behalf by providers of systems for applicant management and applicant selection procedures on the basis of contracts in accordance with Art. 28 GDPR. In particular, we use the service provider DPS Business Solutions GmbH, which provides us with an application form that you can access via the “Apply now” button. The personal details and uploaded documents you provide in the application form are then automatically imported into our applicant management software Sage. Further information on the service provider can be found at the following link: https://www.dps-bs.de/produkte/sage-hr-suite/bewerbermanagement/.
There is no transfer of personal data to third parties that is not related to the applicant management and selection process or the purposes described in the section “Nature and purposes of the processing of personal data”.
As a matter of principle, we limit the disclosure of your personal data to what is necessary, taking into account the data protection regulations. In some cases, the recipients receive your personal data as processors and are then strictly bound by our instructions when handling your personal data. In some cases, the recipients act with sole responsibility subject to data protection law and are also obliged to comply with the requirements of the GDPR and other data protection regulations.
If the transmissions involve a transmission of personal data to recipients outside of the European Union / the European Economic Area, the processing is carried out, for example, on the basis of special guarantees, such as the officially recognized determination of a level of data protection corresponding to the EU (e.g. through the „EU-US Data Privacy Framework“ for the USA) or compliance with officially recognized special contractual obligations (so-called “standard contractual clauses”).
We reserve the right to disclose information about you in the event of a legal obligation if we are required to do so by lawful authorities or law enforcement agencies. The legal basis is Art. Art. 6 Abs. 1 c) GDPR.
6. Applicant Pool
During the application process, we will decide whether to offer to add you to our talent pool. This is a database in which your application data will be stored in case a suitable position becomes available in the future. If a suitable position becomes available for you, we would then contact you using the contact details you have provided.
We will contact you separately by e-mail or telephone if we decide to offer you inclusion in the talent pool and give you the opportunity to prevent your profile from being automatically erased.
If you wish to be included in the talent pool, you agree that we may store your data and contact you regarding other job offers.
7. Your Rights
7.1. Right of access, Art. 15 GDPR
You have the right of information about the personal data stored about you in our company. To do so, please contact the above-mentioned controller.
7.2. Right to rectification or erasure, Art. 16, 17 GDPR
You can correct your personal data by sending an e-mail to jobs@altona-diagnostics.com. You can also request the erasure of your data under certain conditions.
7.3. Right to restriction of processing, Art. 18 GDPR
Under the conditions of Art. 18 GDPR, you may request the restriction of the processing of your data, e.g. if the accuracy of your data is disputed and is to be verified by us.
7.4. Right to data portability, Art. 20 GDPR
If the conditions of Art. 20 GDPR are present, the data will be made available to you in a structured, common and machine-readable format.
7.5. Right to object to processing, Art. 21 GDPR
Insofar as we base the processing of your personal data on the balancing of interests (Art. 6 Abs. 1 f) GDPR), you may object to the processing if there are reasons for doing so that arise from your particular situation. When exercising such an objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either discontinue or adapt the data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue the processing.
7.6 Objection to or revocation of your consent to the processing of your data
If you have given your consent (Art. Art. 6 Abs. 1 a) GDPR) to the processing of your data, you can revoke it at any time. Such a revocation affects the permissibility of the processing of your personal data after you have given it to us. Please note that the revocation is only effective for the future. Processing that took place on the basis of your consent before the revocation is not affected by this.
7.7 Right to lodge a complaint with a supervisory authority, Art. 77 GDPR
In addition, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority at any time.
8. Retention Period
We store your personal data for a period of 6 months after completion of the recruitment process, unless agreed otherwise. This is necessary for the burden of proof in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG).
Furthermore, we store your data for this duration, in the case of an alternative job advertisement for which you are a suitable candidate.
You can request the withdrawal of your application by contacting us at jobs@altona-diagnostics.com.
If your application is successful, we will store your personal data for the entire duration of your employment relationship. In this case, you will receive a separate privacy policy from us with the commencement of the employment relationship.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie die altona Diagnostics GmbH als Website-Betreiber und deren verbundene Unternehmen (nachfolgend altona®-Gruppe genannt) Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich auf eine von uns auf der Website ausgeschriebenen Stelle bewerben. Es beschreibt auch Ihre Datenschutzrechte, einschließlich des Rechts, gegen einen Teil der Verarbeitung, die die altona®-Gruppe durchführt, Widerspruch zu erheben.
Weitere Informationen über Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können, finden Sie im Abschnitt „Ihre Rechte“.
Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung. In dieser erhalten Sie konkrete Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen.
Inhalt
1. Verantwortliche
2. Datenerhebung
3. Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
4. Rechtsgrundlagen
5. Empfänger der Daten
6. Talentpool
7. Ihre Rechte
7.1 Recht auf Auskunft
7.2 Recht auf Berichtigung oder Löschung
7.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
7.4 Recht auf Datenübertragbarkeit
7.5 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
7.6 Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten
7.7 Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
8. Aufbewahrungsfrist
1. Verantwortliche
Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.d Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) ist das in der Stellenanzeige genannte Unternehmen.
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter datenschutz@altona-diagnostics.com oder unserer jeweiligen Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
2. Datenerhebung
a) Kategorien von personenbezogenen Daten
Im Rahmen des Auswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:
b) Einsatz von (technischen) Hilfsmitteln
Wir beziehen obige Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen einschließlich externen Partnern, z.B. Personaldienstleistungsunternehmen.
Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken wie z.B. LinkedIn, XING öffentlich gemacht haben oder die Sie uns über andere Websites, wie z.B. Jobbörsen übermitteln.
Für die Kommunikation mit Bewerbern setzen wir unter anderen Microsoft Teams als Online-Konferenz-Tools ein. Wenn Sie mit uns per Videokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter erfasst und verarbeitet.
Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben.
Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
3. Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:
a) Durchführung des Bewerbungsverfahrens
b) Entscheidung, ob ein Arbeitsverhältnis eingegangen werden soll
c) Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, zur Aufnahme in unseren Talentpool
d) Kontaktaufnahme aufgrund Ihrer Initiativbewerbung
e) Abwehr von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren
4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
a) Datenverarbeitung zur Entscheidung, ob ein Arbeitsverhältnis eingegangen werden soll
Wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle bewerben, verarbeiten wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. 88 Abs. 1 DSGVO.
b) Datenverarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung gegeben haben, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
c) Datenverarbeitung von Daten aus sozialen Netzwerken
Sofern wir personenbezogenen Daten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken wie z.B. LinkedIn, XING öffentlich gemacht haben, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO.
d) Datenverarbeitung zur Abwehr von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren
Soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bzw. den europäischen Gleichbehandlungsrichtlinien.
5. Empfänger der Daten
Empfänger der Daten ist das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben. Auf Ihre personenbezogenen Daten haben ausschließlich jene Personen Zugriff, die mit der Durchführung des Bewerbungsprozesses beauftragt sind, so z.B. die HR-Abteilung, die jeweilige Führungskraft etc..
Sofern Sie sich nicht direkt bei der altona Diagnostics GmbH beworben haben, sondern bei einem mit ihr verbundenen Unternehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten an die altona Diagnostics GmbH weitergegeben. Die altona Diagnostics GmbH wird dabei im Auftrag des mit ihr verbundenen Unternehmens auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter tätig.
Des Weiteren werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO auch durch Anbieter von Systemen für Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren verarbeitet. Insbesondere setzen wir den Dienstleister DPS Business Solutions GmbH ein, der für uns ein Bewerberformular bereitstellt, zu dem Sie über den Button „Apply now“ gelangen. Die von Ihnen im Bewerberformular angegebenen persönlichen Angaben und hochgeladenen Dokumente werden dann automatisch in unsere Bewerbermanagementsoftware Sage importiert. Weitere Informationen zum Dienstleister finden Sie unter folgendem Link: https://www.dps-bs.de/produkte/sage-hr-suite/bewerbermanagement/.
Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte statt, die nicht im Zusammenhang mit dem Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren oder den im Abschnitt „Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten“ beschriebenen Zwecken steht.
Grundsätzlich gilt, dass wir die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten auf das Notwendige unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben beschränken. Teilweise erhalten die Empfänger Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Teilweise agieren die Empfänger selbständig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und sind hierbei ebenfalls verpflichtet, die Anforderungen der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu wahren.
Sofern es sich bei den Übermittlungen um eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraums handelt, erfolgt die Verarbeitung z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „EU-US Data Privacy Framework“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).
Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.
6. Bewerberpool
Während des Bewerbungsprozesses entscheiden wir darüber, ob wir Ihnen anbieten, Sie in unseren Talentpool aufzunehmen. Dies ist eine Datenbank, in der Ihre Bewerbungsdaten gespeichert werden, falls in Zukunft eine geeignete Stelle frei wird. Falls eine für Sie geeignete Stelle frei wird, würden wir Sie dann unter den von Ihnen hinterlegten Kontaktdaten kontaktieren.
Wir werden Sie separat per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, wenn wir uns entscheiden sollten, Ihnen die Aufnahme in den Talentpool anzubieten und Ihnen die Möglichkeit geben, zu verhindern, dass Ihr Profil automatisch gelöscht wird.
Wenn Sie in den Talentpool aufgenommen werden möchten, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Daten speichern und Sie bezüglich anderer Stellenangebote kontaktieren.
7. Ihre Rechte
7.1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Sie haben das Recht auf Auskunft über die in unserem Unternehmen über Ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich hierzu bitte an den oben genannten Verantwortlichen.
7.2. Recht auf Berichtigung oder Löschung, Art. 16, 17 DSGVO
Sie können Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, indem Sie eine E-Mail an jobs@altona-diagnostics.com senden. Sie können auch unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
7.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z.B. wenn die Richtigkeit Ihrer Daten strittig ist und durch uns überprüft werden soll.
7.4. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO werden Ihnen die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt.
7.5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO), können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
7.6. Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten
Falls Sie eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO) zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die aufgrund Ihrer Einwilligung vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
7.7. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
Darüber hinaus steht Ihnen jederzeit das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu.
8. Aufbewahrungsfrist
Wir speichern Ihre persönlichen Daten für die Dauer von max. 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern nicht anders vereinbart. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Weiterhin speichern wir Ihre Daten für diese Dauer, im Falle einer alternativen Stellenausschreibung, für die Sie ein*e geeignete*r Kandidat*in sind.
Sie können die Zurücknahme Ihrer Bewerbung beantragen, indem Sie uns unter jobs@altona-diagnostics.com kontaktieren.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre persönlichen Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses. In diesem Fall erhalten Sie von uns eine gesonderte Datenschutzerklärung mit Aufnahme des Arbeitsverhältnisses.
Release date: 2024-11
Release date: 2024-11
Release date: 2024-12
Release date: 2024-12
altona Diagnostics GmbH
Mörkenstr. 12
22767 Hamburg, Germany